WWW.NEW.PDFM.RU
БЕСПЛАТНАЯ  ИНТЕРНЕТ  БИБЛИОТЕКА - Собрание документов
 


«Введение 1. Создание исходящих писем 1.1. Создание исходящего письма 1.2. Создание исходящего письма из файла 1.3. Создание приложений к исходящему письму 1.4. Отправка исходящего ...»

Инструкция по работе с исходящей корреспонденцией в АСЭД

“ДИРЕКТУМ”

Введение

1. Создание исходящих писем

1.1. Создание исходящего письма

1.2. Создание исходящего письма из файла

1.3. Создание приложений к исходящему письму

1.4. Отправка исходящего письма на согласование

2. Работа с исходящими документами

2.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя

2.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения Руководителя

2.3. Согласование исходящего документа руководителем

2.4. Утверждение исходящего документа

3. Регистрация исходящего документа

Термины

Введение Инструкция предназначена для сотрудников, ответственных за регистрацию исходящей корреспонденции, согласование и утверждение исходящих документов .

Создание исходящих писем 1 .

1.1. Создание исходящего письма

Для того чтобы создать исходящее письмо, необходимо:

Перейти в папку Избранное На панели инструментов нажать кнопку затем Создать документ из шаблона или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из шаблона .

В открывшимся окне Создание электронного документа заполнить следующие параметры:

*Вид электронного документа. Вид создаваемого электронного документа .

Выбирается из справочника Виды электронных документов .

*Тип карточки. Определяется карточка электронного документа. Выбирается из справочника Типы карточек электронных документов .

*Шаблон. Выбирается из справочника Шаблоны электронных документов .

Сохранить в. Поле определяющее папку, в которую будет сохранена ссылка на создаваемый документ .

Открыть документ. Если сразу после создания документа его нужно открыть, то в поле необходимо установить флажок .

Внимание! При создании исходящего документа Вид электронного документа должен быть Письмо исходящее .

В карточке электронного документа Письма исходящие, заполнить реквизиты (отмеченные звездочкой * обязательны для заполнения) .

В случае если необходимо подготовить ответ на входящее письмо, зарегистрированное в АСЭД, в обязательном порядке заполняется реквизит РКК документа. Указывается входящий номер, присвоенный при регистрации в Вашей организации, при этом поля На № и От заполнятся автоматически. Данный реквизит указывает на связь ответного письма и входящего документа .

Если необходимо подготовить ответ на входящее письмо, незарегистрированного в АСЭД или зарегистрированного в другой системе электронного документооборота, обязательно заполняются реквизиты На № и От. В реквизите На № указать номер документа, на который дается ответ и дату этого документа в реквизите От. Реквизит РКК документа остается пустым .

Сохранить внесенные изменения можно путем нажатия кнопки Сохранить .

Если адресатов несколько заполняется Список рассылки, для этого нужно нажать ЛКМ по пустому полю в столбце Адресат, появившаяся строка заполняется пользователем. Для добавления следующего адресата нажимается кнопка клавиатуры стрелка вниз. Появляется новая строка, заполняется Адресат. Есть возможность удалить лишнюю строку с адресатом, для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по крайнему левому столбцу .

Существует возможность заполнения Списка рассылки по подготовленному шаблону адресатов, для этого нажимается кнопка Шаблон. Появятся доступные для выбора шаблоны списков рассылки, из представленного списка необходимо выбрать интересующий .





–  –  –

1.2. Создание исходящего письма из файла

Для того чтобы создать исходящее письмо, необходимо:

Перейти в папку Избранное На панели инструментов нажать кнопку затем Создать документ из файла или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из файла .

В открывшимся окне Создание электронного документа заполнить следующие параметры:

*Имя файла. Указать пусть к документу .

*Вид электронного документа. Вид создаваемого электронного документа .

Выбирается из справочника Виды электронных документов .

*Тип карточки. Определяется карточка электронного документа. Выбирается из справочника Типы карточек электронных документов .

Сохранить в. Поле определяющее папку, в которую будет сохранена ссылка на создаваемый документ .

Открыть документ. Если сразу после создания документа его нужно открыть, то в поле необходимо установить флажок .

Дальнейшие действия совпадают с описанными в п. 1.1 .

1.3. Создание приложений к исходящему письму Приложение можно создать двумя способами из шаблона и из файла .

Для того чтобы создать приложение к исходящему письму, необходимо:

Перейти в папку Избранное На панели инструментов проводника нажать кнопку затем Создать документ из шаблона/из файла или в контекстном меню выбрать пункт Создать документ из шаблона/из файла .

В диалоговом окне Создание электронного документа заполнить реквизиты и нажать кнопку ОК (флаг «Открыть документ» установить по необходимости) .

Внимание! В реквизите Вид электронного документа указать Приложение. При создании приложения к исходящему документу из файла в реквизите *Имя указать путь к документу .

Заполнить реквизиты в окне Документы произвольной формы .

Нажать кнопку Сохранить .

Связать приложение с письмом .

1.4. Отправка исходящего письма на согласование Для отправки исходящего письма на согласование необходимо вызвать контекстное меню по нужному объекту и выбрать пункт Отправить Вложением в задачу .

Откроется карточка новой задачи с вложенными выбранными объектами. В карточке задачи нажать на кнопку Типовой маршрут на панели инструментов, выбрать типовой маршрут Согласование исходящих документов ОГВ ВО .

Откроется диалоговое окно Параметры маршрута, в котором указываются дополнительные согласующие. Если дополнительные согласующие отсутствуют, оставить диалог пустым, нажать ОК. Согласование может проходить в несколько этапов. В рамках одного этапа документ поступает согласующим параллельно. После согласования всеми согласующими этапа документ переходит на следующий этап .

После заполнения карточки необходимо стартовать задачу, одним из следующих способов:

главное меню Файл/Старт;

кнопка на панели инструментов карточки задачи;

клавиши Сtrl+Enter .

Ссылка на задачу поместится в папку Исходящие .

Примечание: Документ в обязательном порядке поступает на согласование непосредственному руководителю инициатора письма .

Внутреннее согласование документов при помощи маршрута «Согласование» .

Этот типовой маршрут используется, когда необходимо согласовать произвольный документ без отправки как исходящее письмо. Можно указать три последовательных этапа согласования, на каждом из которых может быть несколько параллельных согласующих. Можно выполнить задание с результатом Согласовать либо На доработку. После этапов согласования документ поступает на этап Подписант на утверждение. Этот этап является не обязательным. После успешного согласования указанными пользователями приходит оповещающее задание инициатору .

2. Работа с исходящими документами

2.1. Проверка исходящего документа помощником Руководителя В папку Входящие поступило задание с темой «На проверку:Документ». Чтобы осуществить проверку необходимо:

Открыть задание и ознакомиться с документом .

Если Вы согласны с документом, выполнить задание с результатом Проверено Если Вы не согласны с документом, выполнить задание с результатом На доработку .

2.2. Согласование (утверждение) исходящего документа на основании решения Руководителя В папке Входящие открыть задание «На согласование: Документ» («На подпись: Документ»), распечатать документ и приложения, передать на подпись руководителю .

Если руководитель не согласовал документ, то в тексте задания или в документе (в режиме рецензирования) указать причину отказа в согласовании и выполнить задание с результатом На доработку. Документ вернется инициатору на доработку .

Если руководитель подписал документ, подписать документ согласующей (утверждающей) подписью от имени руководителя и выполнить задание с результатом Согласовано .

Для подписи документа согласующей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать .

Если поступило задание «На согласование: Документ», то флаг Утверждающая подпись должен быть снят. Флаг От лица замещаемого пользователя должен стоять, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия руководителя .

Если поступило задание «На подпись: Документ», то флаг Утверждающая подпись должен стоять. Флаг От лица замещаемого пользователя должен присутствовать, а в реквизите Пользователь должна быть фамилия руководителя .

2.3. Согласование исходящего документа руководителем Руководителю могут поступать задания на согласование исходящих писем. В зависимости от вида задания необходимо подписывать исходящий документ согласующей или утверждающей ЭЦП .

В папку Исходящие на согласование поступило задание с темой «На согласование:

Документ» .

Для согласования документы необходимо выполнить следующие действия:

Открыть задание, ознакомиться с вложенным документом и приложениями .

Если Вы не согласны с документом, то в тексте задания или в документе (в режиме рецензирования) указать причину возврата и выполнить задание с результатом На доработку. Документ вернется инициатору на доработку .

Если Вы согласны с документом, то подписать документ согласующей подписью и выполнить задание с результатом Согласовано .

Для подписи документа согласующей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать .

В появившемся окне подписи документа нажать кнопку ОК. Флаг Утверждающая подпись должен быть снят. Если руководитель временно замещается, в обязательном порядке устанавливается флаг От лица замещаемого пользователя, а в реквизите Пользователь указывается фамилия замещаемого .

2.4. Утверждение исходящего документа

В папку Исходящие на подпись поступило задание с темой «На подпись:

Документ» .

Для подписания документа необходимо открыть задание, ознакомиться с вложенным документом и приложениями, выбрать один из вариантов выполнения задания:

Если вы не согласны с документом, то в тексте задания или в документе укажите причину возврата и выполните задание с результатом На доработку, документ вернется инициатору на доработку .

Если вы согласны с документом, необходимо подписать документ утверждающей подписью и выполнить задание с результатом Подписать .

Для подписи документа утверждающей подписью по документу вызвать контекстное меню выбрать Подписать .

Флаг Утверждающая подпись в данном случае должен стоять. Если руководитель временно замещается, в обязательном порядке устанавливается флаг От лица замещаемого пользователя, а в реквизите Пользователь указывается фамилия замещаемого .

3. Регистрация исходящего документа Исходящие документы могут поступать на регистрацию в электронном и бумажном виде .

Исходящий документ, поступивший на регистрацию в электронном варианте .

После подписания документа поступившего на регистрацию в электронном виде регистратору поступает задание с темой «Зарегистрировать: Документ».

Для этого необходимо:

Открыть карточку задания .

Открыть карточку вложенного документа .

Проверить содержимое реквизитов карточки документа .

Нажать кнопку РКК. Создастся и откроется новая карточка исходящей РКК .

При этом часть полей автоматически заполнится из карточки документа .

Проверить правильность заполнения, добавить недостающие реквизиты .

–  –  –

Исходящий документ, поступивший на регистрацию в бумажном виде Документы на регистрацию в бумажном виде могут поступать, если в подразделении имеются неавтоматизированные пользователи.

Для регистрации таких писем, нужно:

Открыть справочник Исходящие РКК через папку Компоненты Канцелярия .

Нажать кнопку Добавить новую запись на панели инструментов или через контекстное меню выбрать Добавить .

Заполнить реквизиты созданной карточки .

Сохранить Исходящую РКК .

Распечатать Штрих-код .

Отсканировать и прикрепить электронный документ к карточке Исходящей РКК .

Термины РЕГИСТРАЦИОННО – КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (РКК) – карточка на отдельный регистрируемый документ, которая содержит всю первичную информацию о документе и о его состоянии .

ЗАДАЧА – некоторый объем работ, который нужно выполнить, ее формирует инициатор .

ЗАДАНИЕ – работа в пределах задачи, которую нужно выполнить одному из исполнителей задачи .

ВЛОЖЕНИЕ – ссылка на объект системы или запись справочника, прикрепленная к задаче или заданию .

ЗАПИСЬ – строка списка, содержащая всю информацию об одном объекте определенной области (например, в телефонном справочнике данные об одном абоненте - это запись) .

КАРТОЧКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА – форма (характеристика документа), содержащая набор полей, описывающих документ (наименование, автор, тип документа, дата создания), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. В карточке также можно назначать и изменять права доступа на документ .

КОМПОНЕНТА – объект системы с характерным интерфейсом, набором данных и выполняемых функций, предназначенный для работы со структурированной информацией .

МАРШРУТ – последовательность выполнения исполнителями заданий в рамках задачи, задаваемая инициатором .

ОБЪЕКТ СИСТЕМЫ – информационная единица системы АСЭД:

электронный документ, папка, задача, задание, компонента .

ПАПКА – структурная единица, позволяющая объединить ссылки на электронные документы/задачи/задания/компоненты и другие объекты системы .

Сама папка также может входить в содержимое какой-либо папки .

ПОЛЕ – колонка списка, содержащая информацию определенной категории (например, поля: фамилия, телефон, адрес) .

СПРАВОЧНИК – хранилище условно-постоянной информации определенной тематики, объединенной в одном месте системы .

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ – любая текстовая, звуковая, графическая и другая электронная информация, хранимая в исходном формате того приложения,



Похожие работы:

«КРИМИНАЛЬНАЯ ХРОНИКА И СУДЕБНЫЙ РЕПОРТАЖ ПРЕССА Справочная серия. Юристу и руководителю СМИ Криминальная хроника и судебный репортаж Справочная серия. Юристу и руководителю СМИ Воронеж К82 УДК [070:34] (470+571)(035) ББК 67.711я22+76.01(2Рос)я22 Редактор Г.Ю. Арапова Авторы-составители – Г.Ю...»

«КАЗАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРАКТИКУМ ПО ДИСЦИПЛИНЕ "СЕМЕЙНОЕ ПРАВО" Цикл ОПД.Ф.21общепрофессиональные дисциплины высшего профессионального образования для специальности 030501.65 (021100) "Ю...»

«Программа Международной научно-практической конференции: "Права человека в современном мире: новые вызовы и трудные решения" Москва 23 октября 2014 года Место проведения: Московский гуманитарный университет, корпус №3, конференц-зал (5-ый этаж...»

«СТАНДАРТЫ CПРАВЕДЛИВОГО ПРАВОСУДИЯ МЕЖДУНАРОДНЫЕ И НАЦИОНАЛЬНЫЕ ПРАКТИКИ Под ред. Т.Г. Морщаковой Москва УДК 347.9+343.1 ББК 67.410 С76 Под редакцией д. ю. н., ординарного профессора НИУ ВШЭ Т.Г. Морщаковой Коллектив авторов: Воскобитова М.Р., к. ю. н., преподаватель...»

«Т. Е. СТРОКОВСКАЯ НАУЧНАЯ ЭТИКА В СИСТЕМЕ ЦЕННОСТЕЙ СЛАВИСТОВ XIX ВЕКА Статья посвящена этическим взглядам славистов середины XIX в. как в научной деятельности, так и в сфере частной повседневной жизни. В динамично меняющихся условиях функционирован...»

«Четки 1–2 (11–12) 2011 Главный редактор: Беккин Ренат Ирикович Заведующий отделом литературы стран Зарубежного Востока: Башарин Павел Викторович Редактор: Орлова Ольга Юрьевна Корректор: Конькова Александра Александровна Разработк...»

«2 1 Вид, тип, способ, форма (формы) проведения производственной практики Вид практики: производственная. Тип практики: преддипломная. Способ проведения практики: стационарная. Форма (формы) проведения практики: дискретная. 2 Цели производственной практики Целями преддипломной прак...»

«В. В. Шевляков МЕДИЦИНСКАЯ ПСИХОЛОГИЯ Учебно-методический комплекс для студентов специальности "Психология" 3-е издание, переработанное и дополненное Минск Изд-во МИУ УДК 159.9 ББК 88.4 Ш 37 РЕЦЕНЗЕНТЫ: И.С. Асаенок, доктор медицинских наук, профессор; И.Г. Шупейко, кандидат психологических наук, доцент; М.Н. М...»







 
2018 www.new.pdfm.ru - «Бесплатная электронная библиотека - собрание документов»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.